Extra kosten
De prijzen die je voor de accommodaties hebt aangemaakt zijn netto verhuurprijzen. In dit artikel staat beschreven hoe je de extra kosten (denk aan bijvoorbeeld toeristenbelasting en schoonmaakkosten) kunt aanmaken, wijzigen etc.
Extra kosten
Extra kosten kun je vinden aan de linkerkant in de menubalk, staat deze niet in het rijtje dan kun je deze vinden onder het menu 'Meer'.
In Bookzo staan standaard al een aantal, veelgebruikte extra kosten. Deze kun je naar wens aanpassen of je kunt een nieuwe extra kosten aanmaken door linksboven op het paarse plusje te klikken.
In onderstaand voorbeeld maken we Toeristenbelasting aan. Klik op het + teken en typ de interne naam voor je extra kosten in en druk op Opslaan.
Je komt nu in het venster voor het instellen van de Algemene instellingen van de extra kosten.
Wanneer je alleen dit scherm, en het tabblad Accommodaties ingevuld hebt, heb je al werkende extra kosten. Via de andere tabbladen kun je de instellingen verfijnen en aanvullen.
| Naam | Vul hier de naam in zoals je deze online getoond wilt hebben. Je kunt gebruik maken van de vertaal functie om deze gemakkelijk in meerdere talen door te voeren. |
| Prijs | Hier voer je de prijs in van de extra kosten. In het veld eronder geef je aan waarvoor de prijs geldt;
Bij extra kosten 'Per x nachten' kun je het aantal nachten opgeven wanneer de kosten moeten worden opgevoerd. Voorbeeld: Wanneer je voor 'Per x nachten' kiest is het mogelijk om 3 momenten in een periode op te geven. Gasten krijgen bijvoorbeeld een handdoekpakket op de dag van aankomst en dit pakket kan na 4 dagen opnieuw gebracht worden. In dit geval vul je bij 'Eerste op dag' een 1 in en vul je bij 'Tweede op dag' een 5 in zodat op de vijfde dag van het verblijf de gasten een nieuw handdoekpakket ontvangen.  Bij extra kosten 'Per persoon' heb je de mogelijkheid om meerdere leeftijdsgroepen toe te voegen.* * Als je één van deze opties kiest, verschijnt er een regel. Deze klik je aan en vervolgens selecteer je de leeftijdsgroep waar de kosten van toepassing zijn. Je kunt hier meerdere leeftijdsgroepen selecteren.  |
| BTW tarief | Geef hier aan wat het BTW percentage is. Belangrijk is dat dit overeenkomt met het BTW tarief in de administratie. Wanneer je een koppeling hebt met een boekhoudprogramma stel je via de koppeling de BTW in en zal dit veld niet zichtbaar zijn. |
| Bij annulering | Kies hier of de extra kosten gedeeltelijk, volledig of niet worden terugbetaald bij een annulering. |
| Toevoegen | Hier kun je aangeven wanneer de extra kosten worden toegepast;
|
| Volgorde | Bepaalt de regelpositie in de reservering. Als je dit veld leeg laat wordt de volgorde bepaalt aan de hand van het ID (volgorde van aanmaak).De toegepaste volgorde is inzichtelijk bij de accommodatie in de Extra kosten regel, deze volgorde wordt ook overgenomen in de documenten zoals bijvoorbeeld een factuur. |
| Groep | Voeg de extra kosten toe aan een groep. Dit kan handig zijn voor bepaalde rapportages zoals bijvoorbeeld uitgiftelijsten. Een groep toevoegen doe je simpel door de groepsnaam te typen. Bij een volgende extra kosten aanmaak is deze te selecteren uit de lijst. |
| Aantal beschikbaar maken voor rapportages | Het aantal van de extra kosten, kan worden toegevoegd aan een ander veld in de reservering. Zo kun je bijvoorbeeld de housekeeping velden koppelen om deze aantallen automatisch vanuit de reservering over te laten nemen in de rapportage Wissellijst. |
| Memo | Hier kun je aanvullende informatie of opmerkingen plaatsen over deze extra kosten. Deze informatie is alleen intern zichtbaar. |
| Archiveren | Wil je de extra kosten niet meer gebruiken dan kun je ze archiveren. Deze zijn dan niet meer online zichtbaar of boekbaar via het planbord. Ze zijn wel nog terug te vinden via Extra kosten in het archiefdoosje rechtsboven aan de pagina. |
Accommodaties
Accommodaties
Bij Accommodaties kun je aangeven voor welke accommodaties deze extra kosten beschikbaar zijn. Je kunt accommodaties toevoegen door op de knop Toevoegen te drukken. Verwijderen doe je met het prullenbakje.
Wil je de extra kosten op alle accommodaties toepassen dan hoef je alleen het schuifje 'Van toepassing op alle accommodaties' om te zetten.
Let op! Extra kosten kunnen niet aan elkaar gekoppeld worden.
Eigenaren
Bij Eigenaren geef je aan of de omzet van de kosten voor de eigenaar zijn, en zo ja of er provisie over berekend wordt.
Mogen eigenaren zelf boekingen maken via de Eigenaren omgeving dan kun je hier ook nog aangeven of de kosten optioneel zijn voor de eigenaar of dat ze er korting op krijgen. Denk bijvoorbeeld aan schoonmaakkosten.
Financieel
Bij Financieel stel je het grootboeknummer in van de extrakosten (zie je deze hier niet terugkomen dan komt dat doordat je een koppeling hebt met Exact. Grootboeknummers van extra kosten dien je in dit geval in de koppeling zelf in te voeren). Een grootboeknummer is nodig wanneer je gekoppeld bent aan een boekhoudprogramma zoals Snelstart en Exact. Zonder dit grootboeknummer kunnen de extra kosten niet door gevoerd worden naar de boekhouding.
Ook het BTW tarief stel je hier in per extra kosten.
Wanneer je een extra kosten borg of retour borg aanmaakt kun je hier selecteren of deze kosten borg betreft.
Extra kosten zoals Toeristenbelasting staat op geen.
Voor meer informatie over het juist instellen en gebruik van borg, lees het artikel; Borg
Ook kun je per extra kosten aangeven hoe deze betaalt worden. Wil je bijvoorbeeld dat de extra kosten altijd in de aanbetaling zitten, kun je dat hier instellen. Of zijn het kosten die juist vooraf of pas bij aankomst voldaan dienen te worden. In beide gevallen gaan ze dus niet met de aan- of slotbetaling mee maar wordt het een aparte betaling.
Let op! Kosten die ingesteld staan op 'Vooraf betalen' zijn alleen vooraf te betalen via online boeken op de eigen website. Hier is niet een aparte regel voor bij handmatig ingevoerde reserveringen. Doorgaans wordt deze optie gebruikt voor bijvoorbeeld reserveringskosten, wanneer je wilt dat de gast wel al iets betaalt maar nog niet een volledige aanbetaling doet.
Per kosten kun je ook instellen of er touroperator provisie berekend moet worden.
Beschikbaarheid en aantallen
| Voorraad | Hier kun je eventueel de voorraad van het aantal items opgeven. Als de voorraad bij een nieuwe reservering op is voor de gekozen periode, dan komt deze extra kosten niet naar voren als optie in de reservering. Als een arrangement deze kosten bevat, komt deze niet meer naar voren als het desbetreffende item niet meer op voorraad is. |
| Max. aantal | Voer hier eventueel het maximale aantal te boeken extra kosten in per reservering/accommodatie. |
| Aantal gratis | Gebruik deze instelling wanneer er één of meerdere items gratis zijn. Als bijvoorbeeld het eerste kinderbedje gratis is en je pas een vaste prijs rekent vanaf het tweede kinderbedje, voer je hier het getal 1 in. De gratis items worden wel op de Uitgiftelijst getoond. |
| Aantal correctie | Stel dat de prijs van de accommodatie geldt voor 2 personen en voor een extra persoon reken je een aanvullend bedrag. Dan kun je het aantal met -2 corrigeren. Pas bij meer dan 3 personen wordt dan de extra persoon berekend. |
| Kosten voorwaarde | Bij kosten voorwaarde kun je een conditie / filter meegeven aan de extra kosten. Dankzij AI hoef je geen kennis van velden of codetaal meer te hebben maar kun je gemakkelijk aangeven welke voorwaarde de kosten hebben. Typ    |
| Toepassen op | Geef hier aan waar deze extra kosten toegepast mogen worden. |
De extra kosten wordt dan alleen beschikbaar (of toegevoegd) als aan de desbetreffende conditie wordt voldaan.
Deze condities werken hetzelfde als het instellen van een filter bij bijvoorbeeld Taken. Dit doe je onder andere d.m.v. Filters Status tekst en nummer.
Prijzen
In de Algemene instellingen heb je al een prijs meegegeven aan je extra kosten. Bij Prijzen kun je deze nog verder uitlichten en instellen.
De regels Prijs en de voorwaarde van de prijs zijn gelijk aan de Algemene instellingen. Bij leeftijd kun je hier nog een leeftijdsgroep aan vastmaken. Heb je bijvoorbeeld een kinderfiets dan kun je hier kiezen dat deze prijs alleen geldt wanneer de leeftijdsgroep Kind is.
Bij 'Berekenen over verblijf' kies je of de extra kosten over het hele verblijf gerekend moeten worden of dat deze alleen over de verblijfsperiode van de gast gerekend moet worden.
Voorbeeld:
Deze optie kan van toepassing zijn wanneer bijvoorbeeld een deel van de groep maar 2 dagen verblijft terwijl de accommodatie in zijn geheel verhuurd is voor een week. Dan wordt er voor het deel wat maar 2 dagen verblijft ook maar 2 dagen gerekend. Voor toeristenbelasting dus een logische keuze, maar ook voor bijvoorbeeld ontbijt.
'Tonen in reservering als' staat standaard op 'Apart van de huur'. Dit betekent dat deze als extra regel op de reservering komt te staan. Ook kun je kiezen de kosten bij de huur op te tellen of juist er vanaf te halen, dan worden deze als één regel huur getoond.
Minimum- en maximumprijs kun je aanvinken als er eventueel een minimum- of maximumprijs aan de extra kosten zit.
Let op! Je kunt óf een minimumprijs óf een maximumprijs aangeven, niet beide.
Bij de prijs geef je aan wat het minimaal of maximaal mag kosten wanneer de extra kosten aan de reservering worden toegevoegd, met daarbij de bijhorende voorwaarden.
Meerekenen bij prijsbepaling voor kostensoort 'Procent van de huur' vink je aan als deze extra kosten mee moeten worden geteld bij het toepassen van kortingen of toeslagen waarbij een percentage van de huur van toepassing is (dus niet bij een bedrag korting, alleen bij een percentage korting).
Heb je voor een bepaalde periode afwijkende prijzen dan kun je deze onder 'Prijzen' invoeren. Druk je op Toevoegen dan opent het volgende venster. Hier geef je de aangepaste prijs weer, de 'Geldig vanaf' en 'tot en met' datum en je kunt hier kiezen of deze prijs van toepassing is wanneer de periode overlapt.
Heb je afwijkende prijzen ingevoerd dan zie je deze hier ook terug, hier kun je ze ook weer verwijderen.
Website en online kanalen
Onder Website en online kanalen kun je instellen hoe de extra kosten online getoond gaan worden.
Bij 'Naam' kun je een naam invoeren hoe deze online getoond moet worden, dit kan afwijken van jouw ingevoerde werknaam. Met slim vertalen kun je gemakkelijk de online naam toevoegen voor andere talen.
Wanneer je kiest voor 'Tonen als inclusief' dan komt de extra kosten op de kassabon onder de huur te staan met daarachter de tekst 'Inclusief'. De kosten worden dan bij het totaal bedrag opgeteld, maar niet apart getoond.
Bij Extra informatie kun je aanvullende informatie invoeren welke je kunt tonen op de bon. Dan komt er online een i'tje bij de extra kosten te staan met deze informatie.
In Bookzo vind je bij de tekst velden de opties Spellingscontrole of Verbeteren. Deze handige functies maken het schrijven van goede teksten nog gemakkelijker! Ook hier kun je de andere talen makkelijk vertalen vanuit het Nederlands.
Bij het schuifje 'Toon ook in samenvatting' kun je kiezen of je bovenstaande ook getoond wilt hebben bij de samenvatting van alle prijzen op de website.
Om te koppelen met een Channelmanager dien je een code te hebben waarmee het Channel weet dat deze kosten gekoppeld moeten worden. Het kan zijn dat de omschrijving van de kosten in een reservering gemaakt via een Channel (bijvoorbeeld Booking.com) niet overeenkomt met de omschrijving in Bookzo. Zoek via de XML van de reservering dan het ID op en voeg deze hier toe. Bij een volgende boeking kan Bookzo de kosten dan automatisch ophalen. Het is mogelijk om meerdere codes toe te voegen met een komma gescheiden.
Je kunt je extra kosten ook nog een afbeelding meegeven. Heb jij een standaard heerlijk ontbijt is het natuurlijk leuk om te laten zien hoe heerlijk dit eruit ziet!
Extra kosten koppelen
Het is niet mogelijk om meerdere extra kosten aan elkaar te koppelen.